35-17 – istruzioni su viaggi, uscite didattiche e simili

35-17 – istruzioni su viaggi, uscite didattiche e simili

 

Circolare n. 35-17

Cesena,  07 ottobre  2017

 

Ai docenti

Sede

 

OGGETTO: Organizzazione Viaggi di istruzione/Uscite didattiche

 

Con la presente si comunicano gli adempimenti  relativi alla programmazione e all’organizzazione dei viaggi di istruzione/uscite didattiche deliberati dai C. di C. di inizio anno scolastico. I Viaggi di istruzione hanno valenza didattico/educativo e pertanto possono essere parte integrante della programmazione ed essere registrati sul POF di classe. Le norme generali alle quali attenersi sono contenute nel regolamento deliberato dal Consiglio di Istituto .

Si pone particolare attenzione alla procedura, ai compiti dei docenti referenti di ogni singolo progetto/viaggio e alla relativa modulistica allegata.  I docenti coordinatori possono fare riferimento alla Commissione Viaggi  alla quale verranno presentate le richieste  di effettuazione del viaggio/Progetto, dopo autorizzazione del  C.d.C,  per la verifica dei requisiti essenziali (disponibilità docenti accompagnatori, indicazione docenti supplenti, raggruppamento viaggi con meta comune) e per la redazione del piano annuale viaggi di Istituto.

Come tutte le attività che comportano oneri aggiuntivi, anche i viaggi devono essere progettati in accordo con gli allievi, facendo in modo di non lasciare agli stessi l’iniziativa di tale attività. Si ritiene opportuno l’abbinamento di almeno due classi per limitare e/o contenere le spese a carico degli studenti e ridurre il n. degli accompagnatori.

Non è ammessa  l’integrazione delle richieste in un successivo momento e precisamente a preventivi ottenuti.

Si elencano di seguito  i moduli e le tempistiche per procedere  all’effettuazione dei viaggi:

COMPITI dei DOCENTI CAPOGRUPPO –  VIAGGI DI ISTRUZIONE/USCITE DIDATTICHE

  1. Ogni progetto di uscita didattica/ viaggio di istruzione dovrà indicare un docente capogruppo:
  2. I docenti CAPOGRUPPO devono tenere i contatti con i Coordinatori di classe e con la Commissione responsabile dei viaggi.
  3. Al fine di realizzare le uscite didattiche e le visite guidate programmate, i docenti capogruppo dovranno:
  • compilare il mod: “Richiesta org.ne uscita/viaggio di istruzione” e consegnarlo alla Commissione
    • ENTRO il 15 DICEMBRE per i viaggi di istruzione;
    • ALMENO 15 GG. PRIMA per le uscite didattiche/ visite guidate;
  • raccogliere le autorizzazioni dei genitori (senza tutte le autorizzazioni non sarà possibile richiedere e/o confermare i preventivi);
  • fare raccogliere e predisporre:
  1. a) le ricevute di versamento sia di acconto che a saldo (con indicazione precisa della causale: classe o nome dello studente, meta dell’uscita/viaggio, cifra esatta)
  2. b) l’elenco dei partecipanti effettivi

e consegnarli in segreteria;

  • tenere i contatti con l’agenzia;
  • predisporre il programma per i genitori, gli alunni e il C.d.C.;
  • assicurarsi che i partecipanti siano in possesso di tutti i documenti utili per la partecipazione al viaggi,
  • ricevere in consegna i documenti relativi all’uscita/ viaggio di istruzione;
  • garantire il rispetto del programma e assumere le opportune decisioni nei casi di necessità, consultandosi, all’occorrenza, con la commissione viaggi;
  • preparare una relazione finale secondo il modello predisposto da consegnare alla segreteria per l’aggiornamento dell’albo dei fornitori;

 

La parte amministrativo/contabile sarà organizzata dalla segreteria (Sig.ra Loredana) che ne curerà la gestione:

COMPITI UFFICIO AMMINISTRATIVO

 

  • L’ufficio amministrativo, ricevuta la documentazione dalla Commissione viaggi, richiede i preventivi ,a termine di legge, alle Agenzie . Una volta vagliati dalla commissione attiverà la procedura di aggiudicazione della gara e la conseguente prenotazione dei servizi richiesti.
  • Controllerà i versamenti effettuati dalle famiglie delle quote dei viaggi;
  • Inserirà sul registro elettronico gli accompagnatori e le classi interessate di ogni singolo viaggio/uscita per la predisposizione delle sostituzioni;
  • Consegna le nomine di incarico ai docenti accompagnatori;
  • Predisporrà gli elenchi ufficiali – firmati- dei partecipanti il viaggio;
  • curerà la raccolta di tutti i documenti da inserire in ogni fascicolo digitale, suddivisi per ogni singolo viaggio/uscita;
  • Provvederà a consegnare all’uff. contabilità le ricevute per gli eventuali rimborsi (spese sostenute dai docenti o dalle famiglie) da liquidare.
  • Effettuerà tutti gli adempimenti normativi riguardo la trasmissione dei dati agli uffici preposti al controllo e/o alla sicurezza.

L’ufficio  amministrativo si rapporterà  con la commissione viaggi ed in via eccezionale con il docente capogruppo. Non saranno prese in considerazione richieste da parte degli studenti o proposte non deliberate dalla Commissione.

 

COMPITI COMMISSIONE VIAGGI

La Commissione viaggi ha il compito di istruire le proposte dei viaggi,  nel periodo immediatamente successivo ai consigli di classe di  settembre e ottobre e controllare che proposte e progetti  rispettino il Regolamento.  Le proposte prive dei requisiti richiesti non potranno essere inoltrate alla segreteria per il seguito di competenza e quindi non saranno realizzate.

Coordina le procedure per l’effettuazione dei viaggi e visite d’istruzione raccordandosi con i Coordinatori – docenti capogruppo e la segreteria;

Istruisce le proposte dei viaggi.

Effettua lavoro di consulenza e supporto per la richiesta dei preventivi alle agenzie e per la redazione dei prospetti comparativi.

 

ALLEGATI (REPERIBILI SUL SITO E INVIATI VIA MAIL )

  • Richiesta organiz.ne uscite didattiche
  • Richiesta organiz.ne visite guidate /viaggi di istruzione
  • programma di viaggio (ALLEGATO A)
  • autorizzazione e consenso dei genitori
  • Relazione finale

 

Il Dirigente Scolastico   Prof. Francesco Postiglione